Unternehmenserfolg: Ein Unternehmen hebt ab


Ein Unternehmen hebt ab und startet durch!

Eine ungewöhnliche Art eine Strategie vorzubereiten und wie begeisterte Mitarbeiter dann zum Erfolg beitragen.Transformation-ohne-Text

 

Der Markt hatte sich in kurzer Zeit stark verändert, eine Technologie konnte sich wider Erwarten nicht durchsetzen und der internationale Wettbewerb war deutlich zu spüren. der Unternehmenserfolg war gefährdet.

Eine veränderte Strategie war in Bearbeitung und sollte jetzt schnell in die Breite gebracht werden.

 

Das Hightech-Unternehmen hatte bereits vor einigen Jahren sehr gute Erfahrungen mit einer partizipativen Methode gemacht und wollte diese hier erneut anwenden.

 

Vorstand und Führungskräfte möchten keine Zeit verlieren und entscheiden sich die Erfahrungen der Mitarbeiter so in die Strategie einzubinden, dass die wertvollen Anregungen und Ideen der Mitarbeiter aus allen Bereichen und Funktionen genutzt werden können, um gemeinsam nach dem Unternehmenserfolg zu streben.

 

Als ehemalige Führungskraft in einem ähnlichen Unternehmen hatte ich mich inzwischen auf solche Prozesse spezialisiert und so fiel die Wahl schnell auf mich.

 

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren besteht darin, dass das gesamte System im Raum ist und durch einen kleinen Querschnitt dieses Systems vorbereitet wird.

Ein Lenkungsteam bestehend aus einem Vorstand, mehreren Führungskräften, erfahrenen Mitarbeitern, die besonders von den Veränderungen betroffen sind, Verantwortliche aus der Personalabteilung und ein Mitglied des Betriebsrats setzen sich schon nach wenigen Tagen zur 1. Abstimmung zusammen.

Ist in einem Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, so ist dessen Einbeziehung von Beginn an ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Gerade in mittelständischen Unternehmen hat dieser ein hohes Interesse an dem Erhalt der Arbeitsplätze und arbeitet sehr konstruktiv und produktiv mit.

 

Nach 2 längeren Vorbereitungstreffen ist das ein Motto verabschiedet, das anspricht, die Einladung formuliert, der Ort festgelegt und die Aufgaben zur Vorbereitung verteilt.

 

Das Motto lautet:
XXX zur Pole-Position – gestalten Sie unsere erfolgreiche Zukunft mit“.

Als Format wird eine Open-Space-Veranstaltung gewählt.

 

Meist ist es nicht ganz so einfach gute Örtlichkeiten zur Durchführung eines Open-Space zu finden; in diesem Falle war es jedoch sehr einfach!

Das Unternehmen hatte gerade eine neue große Fertigungshalle fertiggestellt, die genügend Platz zur Umsetzung der Strategie bot. Die Mitarbeiter konnten also aktiv daran mitwirken, diese neue Halle nachhaltig mit „Leben zu füllen“ und den Unternehmenserfolg nachhaltig zu steigern..

Was ist denn nun Open-Space?

Open-Space-Veranstaltung ist eine inzwischen tausendfach bewährte Methode, um unter einem Leitthema, welches die Teilnehmer anspricht, gemeinsam zu Lösungen zu kommen.

Gut vorbereitet und von einem erfahrenen Open-Space- Moderator begleitet, sind solche Veranstaltungen immer erfolgreich.
Es entsteht eine Aufbruchsstimmung; die Energie im Raum ist förmlich zu spüren.
Teilnehmerinnen und Teilnehmer lernen voneinander, inspirieren sich, lernen einander wirklich kennen, hören intensiv zu und entwickeln ein gemeinsames Verständnis.
Selbst tief greifende Konflikte werden dadurch reduziert oder gar aufgehoben.

Und am Ende stehen fast immer Maßnahmen fest, für die sich in aller Regel bereits die Projektverantwortlichen gemeldet haben, die nur darauf brennen, beginnen zu können.

Der Prozessbegleiter hält während des Open-Space den Raum „offen“ und sorgt dafür, dass das Gesetz der Mobilität und vier einfache Regeln ihre Wirkung entfalten.

Open-Space-Veranstaltungen dauern in der Regel zwischen einem und drei Tagen. Ich empfehle mindestens 1,5 Tage, da dann immer eine Nacht dazwischen ist.

Während des Open-Space sind alle gleich; es gibt keine Hierarchien und alles innerhalb vorher definierter Grenzen kann und darf bearbeitet werden.
Die Teilnahme ist absolut freiwillig; niemand kann und darf gezwungen werden!

Der Open-Space

Nachdem die Mitglieder des Lenkungskreises den Sinn und Zweck dieser Veranstaltung in vielen persönlichen Gesprächen ihre Mitarbeiter/innen verdeutlicht haben, waren wir gespannt darauf, wie viele Teilnehmer an dem Wochenende in das Unternehmen kommen.
Das Lenkungsteam hatte mehr als 100 Anmeldungen.

Von ca. 700 Mitarbeiter/innen kamen immerhin mehr als 120 interessierte Menschen aus allen Ebenen, Bereichen und Funktionen. An einem eigentlich freien Wochenende!

 

In der fast leeren Fertigungshalle sind zwei große Stuhlkreise aufgebaut. In der Mitte des Kreises befindet sich ein schönes Blumenbouquet und dort liegen mehrere DIN A3 Blätter und Stifte.

Ein großes Plakat, das das Leitthema visualisiert, die Darstellung des „Gesetzes der Mobilität“, sowie der 4 Grundsätze Open-Space vervollständigen den Raum. Weitere Poster zeigen Hummeln und Schmetterlinge.

An einer Seite des Raumes stehen mehrere Pinnwände mit einer vorbereiteten Zeitmatrix.

In weiteren Abständen um den Kreis befinden sich 8 kleine Besprechungsgruppen mit Pinnwand und Flip-Chart, sowie einigen Stühlen.

Die nüchterne Fertigungshalle sieht plötzlich ganz freundlich und einladend aus.

 

So langsam trudeln die Teilnehmer/innen ein. Der Vorstand und ich begrüßen alle mit Handschlag und bitten sie zuerst ein kleines Namensschild zu erstellen, sich in eine Teilnehmerliste einzutragen und anschließend Platz zu nehmen.

Angeregte Gespräche füllen den Raum und manche trafen sich zum 1. Mal persönlich, da das Unternehmen mehrere Standorte hatte.

 

Der Vorstand erhebt sich, begrüßt alle Teilnehmer/innen und erzählt zuerst von einem Gespräch mit einem Schlüsselkunden, welches er gestern führte. Dadurch werden die Brisanz und die Notwendigkeit von Veränderungen nochmals deutlich herausgestellt.

Er definiert einige Grenzen, die es heute zu beachten gilt; vor allem gegenseitiger Respekt und dass bei der Umsetzung der Maßnahmen der Vorstand immer das letzte Wort haben wird. Gegebenenfalls erforderliche Investitionen sind immer genehmigungspflichtig.

Jetzt darf ich endlich den „Raum öffnen“.

 

In meiner Begrüßung verwende ich eine Parabel, die der Situation angemessen ist und betone die Wichtigkeit jedes einzelnen Menschen hier im Raum. Dabei bewege ich mich langsam innerhalb des Kreises, erläutere dann wie ein Open-Space abläuft, erkläre das Gesetz der Mobilität, die 4 Regeln und die beiden speziellen Typen von Mensch im Open-Space.

 

Das Gesetz der Mobilität gibt uns in einem Open-Space die Verantwortung, dass wir dann, wenn wir zu einem Thema nichts mehr beitragen können oder nicht lernen können, die Gruppe verlassen und dorthin gehen, wo wir etwas beitragen oder lernen können.


Die 4 Regeln des Open-Space sind:

  • Wer auch immer da ist, es sind immer die Richtigen.
  • Was auch immer geschieht, es ist das Einzige was geschehen kann.
  • Es beginnt, wenn es beginnt.
  • Es ist vorbei, wenn es wirklich vorbei ist.
    (Das bedeutet, dass Gruppen die Freiheit haben vorgeplante Zeiten eigenverantwortlich zu ändern)

Und dann gibt es im Open-Space noch 2 besondere Arten von Menschen, die zugelassen und erwünscht sind. Die Hummeln und die Schmetterlinge!

  • Die Hummel geht in eine Gruppe, nimmt teil und greift Ideen, Anregungen oder einfach diese Energie in die nächste Gruppe mit, zu der diese Hummel dann fliegt.
  • Die Schmetterlinge werden momentan von keinem Thema angezogen und brauchen für sich einfach einmal eine Pause. Sie setzen sich in die Kaffeeecke, gehen spazieren oder was auch immer. Meist sammeln sich dann dort mehrere Schmetterlinge und sprechen über wichtige Themen.

Am Ende der Einleitung fordere ich die Teilnehmer/innen auf noch einmal die Erfahrung und Weisheit dieser Gruppe wahrzunehmen und bitte Sie dann mit den Themen, die Ihnen unter den Nägeln brennen in die Mitte zu kommen. Ihr Anliegen auf ein Blatt zu schreiben, dieses vorzustellen und dann an die vorbereitete Pinnwand mit der Zeitmatrix zu hängen.

Der Open-Space beginnt!

Es dauert nicht lange und es knien mehrere Mitarbeiter/innen auf dem Boden und formulieren Ihr Anliegen.

Themen zu Abläufen, der internen Kommunikation, Führung, Projekten, IT-System, bis hin zu Zeitmodellen und Bezahlung stehen jetzt für die nächsten Stunden im Fokus.

Nachdem alle brennenden Punkte an der Wand hängen „verhandeln“ die Anwesenden, ob Themen zusammengefasst werden sollen, die zeitliche Einordnung (jeweils 75 Minuten) und vermerken dann auf den jeweiligen Themenblätter ihren Wunsch der Teilnahme.

 

Nach einer Kaffeepause verteilen sich alle in die markierten Arbeitsgruppenbereiche und beginnen eifrig zu arbeiten.

Die einzelnen Bereiche sind so gut wie möglich gegeneinander abgeschirmt. Im Normalfall ist es üblich verschiedene Räume zu verwenden, um ein ruhige Arbeiten zu fördern.

Heute scheint die Luft zu vibrieren; in allen Gruppen wird intensiv gearbeitet; das Stimmengewirr scheint mehr zu motivieren als abzuschrecken.

Die Einladenden erläutern, warum ihnen ihr Thema auf den Nägeln brennt und nachdem ein Moderator gefunden wurde (nicht immer der Einladende) beginnt ein intensiver Dialog.

Und irgendwo dazwischen sitzen die Führungskräfte dieses Unternehmens. Manche werden heute Sachverhalte aus neuen Blickwinkeln sehen, manche Zusammenhänge erkennen und das hohe Maß an Engagement und Kompetenz feststellen. Vorstand und Führungskräfte halten sich wie vereinbart etwas zurück und vor allem an die vereinbarten Regeln.

Engagierte Dialoge, wichtige Erkenntnisse aus dem Arbeitsalltag; aber auch so mancher Frust ist zu hören. Menschen, die früher kaum etwas gesagt haben, sind aktiv und äußern klar und deutlich ihre Vorstellung, Ideen und Anregungen. Missverständnisse lösen sich auf, die Gesichter zeigen, dass die Zusammenarbeit allen viel Freude bereitet.

 

Es gibt Gruppen, die sind schon früher fertig, andere brauchen deutlich länger; mit Freude stelle ich fest, dass auch Hummeln unterwegs sind und sich kleine Gruppen an Schmetterlingen bilden.

Am Ende der Workshops sind die Pinnwände oder Flip-Charts vollgeschrieben und meist ist auch ein vorbereitetes handschriftliches Protokoll fertig, um es an eine Nachrichtenwand zu hängen. Mein Signal, dass 75 Minuten um sind, wird wahrgenommen und die Menschen bewegen sich von einer Gruppe zur andern, suchen sich an der Agendawand das nächste Thema, zu dem sie jetzt hingezogen sind und weiter geht es.

 

Gegen 13:30 Uhr gibt es ein gemeinsames Mittagessen in einem angrenzenden Bereich.

Während des Essens wird der Dialog in den unterschiedlichsten Gruppen intensiv fortgesetzt. Ich schaue in begeisterte, nachdenkliche, aber vor allem in sehr freudige und energiegeladenen Augen.

Erstes, begeistertes Feedback erreicht mich. „Endlich konnte ich meine Meinung äußern“; „jetzt habe ich verstanden, warum das so ist“; „ja daran müssen wir wirklich arbeiten“; „ich will meinen Beitrag leisten“.

 

Die letzte Open-Space Runde beginnt; es sind noch alle da, weitere Teilnehmer/innen stießen im Laufe des Vormittags noch dazu und schnell haben sich alle auf die verschiedenen Gruppen und Themen verteilt.

An der Nachrichtenwand hängen nun schon 12-15 Protokolle, die bereits in der Mittagspause eifrig studiert werden.

Kurz nach 16:00 Uhr sind die 3 Workshop-Runden beendet. Nach einer kurzen Kaffeepause werden alle in den Kreis gebeten. Die „ Abendnachrichten“ stehen an.

Der Vorstand setzt rechts von mir und nach ein paar wenigen einleitenden Worten durch mich, reiche ich ein Redeobjekt nach links weiter. Jede oder Jeder, der dieses Objekt in der Hand hält, hat nun die Möglichkeit seine Eindrücke, Erkenntnisse, sein Empfinden und seine Gefühle zu dem heutigen Tag zu äußern. Alle anderen sind die respektvollen Zuhörer.

Allen ist nochmals deutlich, dass alle in demselben Boot sitzen, dass alle am gleichen Strang ziehen, dass es jetzt darum geht Dinge anzupacken und umzusetzen. Die Bereitschaft aktiv und intensiv daran mitzuwirken steht klar im Raum. Führungskräfte und Vorstand sind überwältigt von der Begeisterung ihrer Mitarbeiter, wie erfahren, wie engagiert und mit welchem hohen Interesse alle Teilnehmer/innen bei der Sache sind. Am liebsten wollen alle sofort loslegen.

Zum Schluss hat der Vorstand ein kurzes Wort. Er bedankt sich herzlich für das hohe Engagement, für die vielen wertvollen Erkenntnisse und auch er freut sich auf den morgigen Tag zum Start in die Umsetzung.

Für heute ist Schluss – eigentlich! Es dauert noch eine gute Zeit, bis alle den Raum verlassen haben, denn es gibt jede Menge Anknüpfungspunkte zum Dialog, zum Austausch. Einige verlagern ihre Gespräche in das nächste Lokal.

 

Jetzt bin ich als Prozessbegleiter gefordert. Mit einem kleinen, zur Verfügung gestellten Vorbereitungsteam haben wir nun die Aufgabe, die angefertigten Kurzprotokolle so aufzubereiten, dass sie gelesen werden können. Und dann beginnt das große kopieren. Die Teilnehmer/innen sollen am nächsten Morgen ein Berichtsheft auf ihrem Stuhl vorfinden.

Beginn der Maßnahmenplanung

Es ist Sonntagmorgen 9:00 Uhr; bis auf wenige, vereinzelte Teilnehmer/innen sind alle da.
Ich entdecke sogar einige unbekannte Gesichter.

Heute geht es daran die Umsetzung vorzubereiten. Eifriges blättern in den Berichtsheften füllt den Raum.

Wie im Open-Space üblich, beginnen wir mit einer Morgenrunde. Wieder wandert das richtige Objekt im Kreis und jede oder jeder kann etwas sagen, muss es aber nicht. „Was ist Ihnen heute Morgen wichtig, was hat sie heute Nacht bewegt, was haben Sie geträumt, was müssen Sie jetzt unbedingt loswerden“? So ähnlich lauteten meine Fragen als Einleitung.

Danach beginnt die Vorbereitung der Maßnahmenplanung. Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer liest nun die Kurzberichte durch. Die Fragestellung dabei ist, ob darunter Maßnahmen und Aktionen sind, an denen ich mich beteiligen möchte und die mir heute wichtig sind.

 

Das Vorbereitungsteam hat die bearbeiteten Themen noch am Abend an Flipcharts gehängt und das jeweilige Kurzprotokoll angeheftet. So ist eine Art „Marktplatz“ entstanden.

 

In diesem Schritt geht es nun darum, festzustellen, für welche der vorgeschlagenen Maßnahmen die Teilnehmer/innen gerade jetzt brennen, was sie für wichtig und vorrangig empfinden.

Andererseits können nicht alle Maßnahmen gleichzeitig und sofort bearbeitet werden.

Die Teilnehmer/innen erhalten jeweils 8 Klebepunkte. Diese werden jetzt auf die verschiedenen Themen und Maßnahmen verteilt. Eine Reihenfolge der brennendsten Aufgaben entsteht.

Die 8 wichtigsten Aufgaben kommen auf eine Pinnwand und anschließend prüfen die Teilnehmer/innen, ob weitere „unwichtigere“ Themen sinnvollerweise zu den hier vorgeschlagenen dazu passen und hängen diese dazu.

Eine wichtige Botschaft an die Teilnehmer/innen ist, dass kein Thema und keine Maßnahme „unter den Tisch“ fallen wird. Die Geschäftsleitung hat bereits entschieden, im firmeninternen Intranet regelmäßig über den Fortschritt der Einzelmaßnahmen zu berichten.

Die Umsetzung der wichtigsten Maßnahmen findet die Zustimmung der Geschäftsleitung und somit steht einem Start nichts im Wege.

Start der Umsetzung

Gibt es Fürsprecher für die einzelnen Themen und Maßnahmen und Menschen, die dafür Verantwortung übernehmen wollen?
Ja, wie fast immer finden sich je Thema Menschen, die sich freuen die Verantwortung dafür übernehmen zu können; die richtig Lust haben daran zu arbeiten. Deren Namen werden auf den jeweiligen Flip-Charts vermerkt.

Alle Teilnehmer/innen haben jetzt Zeit sich selbst in die Gruppen einzutragen, bei denen sie mitzuarbeiten möchten. Hier ist ein Hinweis, sich seiner eigenen Ressourcen wirklich bewusst zu sein, immer sinnvoll.

Die die Mitstreiter der wichtigsten 8 Maßnahmen treffen sich kurz und vereinbaren einen ersten Besprechungstermin.

Ende und weitere Vorgehensweise

Wir setzen uns zum letzten Mal in dem Abschlusskreis zusammen, das Redeobjekt wandert von Teilnehmer zu Teilnehmerin für ein ganz kurzes Statement.
Zum Schluss bedankt sich der Vorstand nochmals für das engagierte mitarbeiten und für die vielen wichtigen Inputs, die Geschäftsführung und Führungskräfte erhalten haben.

 

In 2 Monaten wird es ein Treffen aller Maßnahmen-Verantwortlichen, dem Lenkungskreis, und der Geschäftsleitung geben, um den Sachstand festzustellen und falls erforderlich weitere Möglichkeiten zur Hilfestellung zu planen.

 

Was hat es dem Unternehmen gebracht?

  • Fertigungsprozesse werden verändert; die Durchlaufzeit reduziert sich um ca. 20 %.
  • Der Unternehmenserfolg steigt stetig und nachhaltig.
  • Das Prinzip „one face to the customer“ ist eingeführt.
  • Ein CRM-System erleichtert die Arbeit von Vertrieb und Innendienst.
  • Trainings erhöhen die Kompetenz der Führungskräfte.
  • Engagierte Teilnehmer/innen übernehmen Führungsaufgaben.
  • Der Start in eine neue Technologie ist als Chance und nicht als Störung erkannt.
  • Die Bereitschaft sich über das normale Zeitmaß zu engagieren ist da.
  • Der Zusammenhalt in der Belegschaft ist besser und schafft so die Grundlage zur Bewältigung künftiger Krisen.

 

2 Jahre später waren fast 90 % aller vorgeschlagenen Maßnahmen umgesetzt; Umsatz und Ertrag hatten sich verbessert und später konnten 2 folgende Krisen deutlich schneller als im Branchendurchschnitt erfolgreich bewältigt werden.

Fazit

Unsere globale Wirtschaft zwingt uns regelmäßig dazu, Veränderungen umzusetzen.

Organisationen, die in der Lage sind, durch die stürmische See der Veränderungen erfolgreich zu navigieren, werden überleben.

Und wie auf einem Schiff, brauchen auch unsere Organisationen die gesamte Besatzung, um die Herausforderungen erfolgreich meistern zu können.

Fast alle Menschen wollen beweisen, dass das was sie tun gut und richtig ist; wir wollen gute Arbeit abliefern!
In partizipativen Prozessen, wie der Integration einer Open-Space-Veranstaltung in einen Veränderungsprozess, schaffen wir die Möglichkeit die „Weisheit der Vielen“ zu nutzen und Organisationen auf einen höheren Energielevel zu bringen. Veränderungen werden so deutlich schneller, von allen getragen, mit sehr hoher Erfolgswahrscheinlichkeit umgesetzt.

Das hier vorgestellte Beispiel zeigt wie dieser Prozess zum nachhaltigen Erfolg eines Hightech-Unternehmens beigetragen hat. Es nimmt heute in seiner Branche, nicht nur in Deutschland, eine Spitzenstellung ein.

Wow, und ich als Prozessbegleiter durfte wieder einmal erleben wie kraftvoll solche Formate sind.
Wie Veränderungsprozesse deutlich leichter sind und gelingen. Welches riesige Potenzial ist da noch zu erschließen!

 

Eine solche Open-Space Veranstaltung hat vor einigen Jahren in einem Unternehmen in dieser Form stattgefunden. Aus Gründen der Verschwiegenheit habe ich den Bericht leicht modifiziert.

 

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